Marketing Automation Christoph Kleinfeld

Telefonanruf DSGVO-gerecht annehmen – Umsetzungsanleitung

Die DSGVO ist ein massiver Angriff auf den deutschen Mittelstand! Aber: die DSGVO ist Gesetz!
Ich zeige Ihnen, wie Sie mit smarten Automations-Lösungen den Aufwand für die Umsetzung der DSGVO in der Praxis minimieren.
(zu den Details einfach das betreffende Kapitel anklicken).

Wer ich bin und warum ich mein Wissen an Sie verschenke
Kapitel 1: Die telefonische Kontaktaufnahme eines neuen Interessenten mit Ihrem Unternehmen aus DSGVO-Sicht
Kapitel 2: Transparenzerklärung: Bringen Sie Ihre Datenschutz-Richtlinien in eine übersichtliche Form
Kapitel 3: Die automatische Lösung und Ihre Bestandteile
Kapitel 4: Benötigte Automations-Werkzeuge
Kapitel 5: Einrichten von Klick-Tipp (die wichtigsten Einstellungen)
Kapitel 6: Das Datenschutz-Archiv einrichten und unter Klick-Tipp bestätigen
Kapitel 7: Das Klick-Tipp Manager- Formular und die Anbindung des Formulars an Ihr Klick-Tipp- Konto
Kapitel 8: Die Bestätigungs-E-Mail
Kapitel 9: Zusammenfassung

Wer ich bin und warum ich mein Wissen an Sie verschenke

Seit Anfang der 90 Jahre arbeite ich als Organisator und Organisationsprogrammierer an der Automation von Unternehmensprozessen. Heute helfe ich anderen Unternehmern, Ihre Prozesse zu automatisieren damit sie ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern und wieder mehr Zeit für die Dinge gewinnen, die ihnen wirklich wichtig sind.

Die DSGVO reiht sich ein in eine endlose Zahl sinnentleerter Gesetze und Verordnungen die es uns Unternehmern immer schwerer machen, uns auf unser Geschäft und die Bedürfnisse unserer Kunden zu konzentrieren.

Auf dieser Seite zeige ich Ihnen eine einfache Lösung wie Ihre Sekretärin telefonische Anfragen von Interessenten DSGVO-konform annehmen kann. Die Lösung kommt ist selbstredend papierlos und Sie haben am Ende des Telefonats einen neuen Interessenten in Ihrer Datenbank.

Christoph Kleinfeld - Experte für automatisierte Geschäftsprozesse

Wenn Bestandskunden bei Ihnen anrufen kann Ihre Sekretärin gleich während des Telefonats den Datensatz aktualisieren oder ergänzen. Eine coole Prozessautomation, die problemlos durch weitere automatische ergänzt werden kann.

Disclaimer: Ich bin kein Rechtsanwalt, kann mithin auch keine Rechtsberatung durchführen. Es handelt sich um eine bewährte Praxislösung, die Sie gerne übernehmen können.

Noch ein Hinweis:
Die hier beschriebene Lösung ist lediglich eine Erweiterung (Subroutine) bestehender automatischer Prozesse, die ich zur Kundengewinnung nutze. Daher mein Rat an Sie: Wenn Sie die Grundsatzentscheidung Prozessautomation getroffen haben, dann sollten Sie Schritt für Schritt Ihre Prozesse automatisieren. Das Automationswerkzeug Klick-Tipp Enterprise nur für die DSGVO zu nutzen, ist wenig sinnvoll. Sie kaufen sich ja auch nicht ein Auto um damit nur zum Bäcker um die Ecke zu fahren, oder?

Und noch ein Hinweis:
Ich kombiniere in dieser Lösung Klick-Tipp Enterprise mit dem Klick-Tipp-Manager. Das ist eine Formulargenerator mit einer direkten Anbindung an Klick-Tipp. Wichtig: der Klick-Tipp-Manager ist ein WordPress-Plugin. Mithin funktioniert die hier vorgestellte Lösung nur wenn Ihre Webseite auf WordPress basiert.

Wenn Sie Fragen haben buchen Sie einfach einen 15 minütigen kostenfreien Kennenlern-Termin. Ich helfe Ihnen gern weiter.

Mit freundlichen Grüßen

Christoph Kleinfeld.

Kapitel 1: Die telefonische Kontaktaufnahme eines neuen Interessenten mit Ihrem Unternehmen aus DSGVO-Sicht

Aus Sicht der Datenschutzverordnung ist der Anruf eines Interessenten in Ihrem Unternehmen (wer ruft an, was will der Anrufende, wie können wir ihn ggf. erreichen) eine Erhebung personenbezogener Daten.

Nach Art. 13 DSGVO müssen Sie in diesem Fall Ihren neuen Kontakt über Ihre Datenschutz- Richtlinien informieren. Art. 13 DSGVO regelt was dies im Einzelnen umfasst. Es sind an die 14 verschiedene Punkte die zu beachten sind (klicken Sie auf das Bild, dann können Sie im Einzelnen nachlesen).

Sie müssen aber nicht nur dieser Informationspflicht nachkommen, Sie müssen dies auch nachweisbar dokumentieren.

Das ist im Falle eine Telefonanrufes in der Praxis nicht mehr darstellbar, es sei den, Sie oder Ihre Sekretärin liest zunächst Ihre Datenschutzerklärung vor.

Das ist kein Scherz, sondern Konsequenz des geltendes Rechts. Sie sehen, wie weit sich die Politik in diesem Lande vom gesunden Menschenverstand entfernt hat.

Sie können diesen Schwachsinn natürlich ignorieren und Ihr Sekretariat anweisen, wie bisher zu verfahren. Jedoch sie müssen dann permanent mit dem Risiko leben, dass einer Ihrer Kontakte irgendwann behauptet er hätte Ihnen keine Einwilligung für die Verarbeitung gegeben. Es könnte auch sein, dass ein findiger Rechtsanwalt testweise bei Ihnen im Unternehmen anruft…

In diesem Fall drohen Ihnen astronomische Schadenersatz- und Bußgeldforderungen, die Ihre Existenz vernichten können. Und ehrlich ich möchte nicht mit diesem Risiko im Nacken leben.

Sie können es also drehen wie Sie wollen, Sie haben ein Problem.

Kapitel 2: Transparenzerklärung: Bringen Sie Ihre Datenschutz-Richtlinien in eine übersichtliche Form

Sehen wir mal das Positive. Sie wollen ja transparent sein. Also bringen wir zunächst Ihre Datenschutzrichtlinien in eine transparente Form. Denn ehrlich: die Datenschutzerklärung auf Ihrer Webseite ist das Gegenteil von Transparenz.

Sie brauchen also – neben der Datenschutzerklärung auf Ihrer Webseite – eine Transparenzerklärung. Diese Transparenzerklärung enthält dann all die Punkte, die Artikel 13 DSGVO fordert in möglichst einfacher verständlicher Form.

Und noch was ist wichtig. Sie brauchen für jede Form der Erhebung personenbezogener Daten streng genommen eine spezielle Transparenzerklärung. Denn Sie erheben ja die Daten auf verschiedenen Wegen und die Daten unterscheiden sich auch. Also eine Transparenzerklärung für telefonische Anfrage, eine für Visitenkarten, für Anfragen über das Kontaktformular Ihrer Webseite, etc..

Aber keine Angst, die Vorlage die ich Ihnen gebe können Sie leicht für jeden Daten-Erhebungsweg modifizieren.

Hinweis: Die Vorlage die ich Ihnen hier gebe, geht auf den Datenschutzanwalt Dr. Stefan Gärtner zurück. Dr. Stefan Gärtner hat Klick-Tipp in Sachen Datenschutz beraten und er hat uns als Klick-Tipp- Consultants diese Vorlagen zur Verfügung gestellt. Und ich stelle sie Ihnen zur Verfügung. Die Vorlage muss natürlich auf Ihr Unternehmen angepasst werden, aber das hatte ich ja bereits erwähnt.

Klicken Sie einfach auf das Bild um sich die Vorlage einer Transparenzerklärung im pdf-Format herunter zu laden.

Kapitel 3: Die automatische Lösung und Ihre Bestandteile

Die hier beschrieben Lösung zum Nachbauen nutze ich selbst.

Sie besteht – neben Klick-Tipp Enterprise – aus folgenden Bausteinen:

1. einem intelligenten Formular mit dem Ihre Sekretärin auf Ihrem Bildschirm oder Sie selbst auf Ihrem Smartphone Kontaktdaten erfassen und ändern können, ohne in Klick-Tipp Enterprise als Benutzer angemeldet zu sein (Voraussetzung ist jedoch eine Webseite auf WordPress-Basis)
Das Formular enthält die erforderlichen Kontaktdaten-Felder und einem Auswahlfeld (welcher Double-Optin-Prozess soll gestartet, welche Kontaktdatenfelder und Tags sollen an Klick-Tipp übergeben werden).

2. Unter Ihrer WordPress- Installation muss das WordPress-Plugin “Klick-Tipp-Manager” installiert sein. Mit dem “Klick-Tipp-Manager” können Sie das benötigte Formular erstellen und direkt mit Ihrem Klick-Tipp verbinden.

3. Einen Double-Optin-Prozess speziell für Telefonkontakte. Im Nachgang könnte automatisch eine Begrüßungsroutine gestartet werden

4. Die Begrüßungsnachricht für Telefonkontakte mit dem Link zu Ihrer Transparenzerklärung

5. Ihre Transparenzerklärung (hatten wir bereits besprochen)

6. Ihr Datenschutz- Archiv zur Ablage der Kopien der Begrüßungs-Nachrichten. Das ist ein separates E-Mail-Postfach (ist praktisch in jedem Hosting-Paket enthalten).

Diese Lösung arbeitet – einmal eingerichtet – zuverlässig im Hintergrund. Ein besonderer Vorteil der Lösung: Sie können den Prozess direkt aus dem Formular heraus starten! Und: Sie können das Formular beliebigen Aufgabenträgern in Ihrem Unternehmen zur Verfügung stellen, ohne das derjenige einen Zugang zu Ihrem Klick-Tipp Enterprise- Account benötigt!

So können Sie das Formular mit der Desktop-Oberfläche auf dem Arbeitsplatz Ihrer Sekretärin verbinden. Ihre Sekretärin kann direkt während des Telefonats die Kontaktdaten erfassen oder ändern und den ausgewählten Prozess mit Bestätigung der Änderung im Formular starten.

Auf diese Weise werden die gesetzlichen Vorgaben nach Art. 13 DSGVO erfüllt.

Neben dem Versand der Transparenzerklärung an neue Telefonkontakte könnten über dieses Formular auch weitere Prozesse die in den Aufgabenbereich “Sekretariat” fallen gestartet werden (z. B. Erstellung und Versand von Standard-Angeboten).

Kapitel 4: Benötigte Automations-Werkzeuge

Vorab ein wichtiger Hinweis zum Verständnis: Die hier beschriebene Lösung für die DSGVO-konforme Annahme von telefonischen Anfragen ist nur ein(!) möglicher Prozess. Mit den hier genannten Automationswerkzeugen können Sie jedoch auch zahlreiche andere Prozesse automatisieren, z.B.:
* Termin-Einladungen versenden
* Angebote erstellen und versenden
* Abnahmeprotokolle ausfüllen und verteilen
* Vertraulichkeits- Erklärungen an Dritte versenden und Eingang überwachen
* Schriftverkehr mit Kunden unterstützen
* Kundensupport unterstützen
u. v. a. m.

Um die beschriebene Lösung zu bauen benötigen Sie die folgenden Automations-Werkzeuge:

1. Klick-Tipp-Enterprise (einfach auf den Link oder das Bild klicken)

Klick-Tipp-Enterprise ist mein wichtigste Automations-Werkzeug. Es ermöglicht mir auch komplexe und verhaltensbasierte Unternehmesprozesse zu automatisieren.

Es speichert alle Interessenten und liefert die Schnittstelle zu ergänzenden Werkzeugen und zu Ihrem CRM.

Darüber hinaus steht Ihnen ein eigener E-Mail-Server zur Verfügung. Damit erreichen Sie beste Zustellraten Ihrer Nachrichten.

Klick-Tipp-Enterprise ist ein deutsches Produkt, mit Serverstandorten in Deutschland und bietet einen hervorragenden Service.

Klick-Tipp-Enterprise kostet in der Basisversion (bis 10.000 Kontakte) 149,-€ monatlich und ist damit unschlagbar günstig.

Klicken Sie einfach auf das Bild und buchen Sie Ihren Klick-Tipp-Enterprise Account.

2. Das WordPress-Plugin Klick-Tipp-Manager

Ich hatte ja bereits erwähnt, dass die hier beschriebene Lösung eine Webseite auf Basis von WordPress voraussetzt. Wenn Sie WordPress bereits nutzen, oder installiert haben, dann wäre der nächste Schritt das WordPress-Plugin Klick-Tipp Manager zu kaufen und auf Ihrer Seite hochzuladen.

Der Vorteil des Klick-Tipp Managers ist einerseits die direkte Anbindung an Ihr Klick-Tipp- Konto. Auf diese Weise können Sie über das noch zu erstellende Formular direkt Kontaktdaten aus Ihrem Klick-Tipp lesen und nach Ihrem Klick-Tipp-Konto schreiben.

Der weitere Vorteil des Klick-Tipp Managers ist die Möglichkeit niht nur Kontaktdaten, sondern auch Tags zum betreffenden Datensatz zu schreiben.

Durch diese beiden Vorteile des Klick-Tipp Managers können Sie:
* jedem Aufgabenträger (z.B. Ihre Sekretärin) über ein Klick-Tipp Manager-Formular direkt die Bearbeitung von Kontaktdaten zu ermöglichen.
* Und da eben auch Tags abgespeichert werden (und über Tags automatische Prozesse gesteuert werden), kann Ihre Sekretärin mit einer bestimmten Eingabe auch den hier beschriebenen automatischen Prozess starten.

Der Klick-Tipp Manager kostet in der Enterprise- Version pro Jahr 399,-€ brutto.

Klicken Sie auf das Bild, um zum Plugin Klick-Tipp Manager zu gelangen.

Kapitel 5: Einrichten von Klick-Tipp (die wichtigsten Einstellungen)

Soweit nicht bereits geschehen:
Einrichtung des Enterprise-Servers vornehmen.

Die eigentliche Einrichtung Ihres Mail-Servers übernimmt Klick-Tipp. Es geht hierbei lediglich um Ihre individuellen Einstellungen. Sollten Sie allein nicht weiterkommen, dann steht Ihnen das Klick-Tipp-Team zur Seite.

Hier geht’s zur Einrichtung Ihres Klick-Tipp Enterprise-Mail-Servers

Auftragsverarbeitung mit Klick-Tipp schließen.

Sie erteilen Klick-Tipp den Auftrag in Ihrem Namen die Daten Ihrer Kontakte zu speichern und zu verarbeiten.

Klick-Tipp stellt die benötigte Infrastruktur zur Verfügung und erfüllt seinerseits die strengen Anforderungen an einen Auftragsverarbeiter (z.B. Gewährleistung der Datensicherheit).

Darüber hinaus stellt Klick-Tipp Ihrem Datenschutzbeauftragten regelmäßig die erforderlichen Daten zur Aktualisierung Ihrer technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOM’s) nach Aritikel 32 DSGVO zur Verfügung.

Hier referiert Mario Wolosz, der Gründer und CEO von Klick-Tipp, über das Thema Auftragsverarbeitung und das Privacy Boundle von Klick-Tipp, das es Ihnen einfach macht die Anforderungen an Ihre TOM’s (Artikel 32 DSGVO) zu erfüllen.

Aktualisieren Ihrer Datenschutzerklärung

Sie müssen Ihre Datenschutzerklärung um einen Absatz zur Auftragsverarbeitung durch Klick-Tipp aktualisieren.

Im nebenstehenden Beispiel einer Ergänzung Ihrer Datenschutzerklärung ist die Rechtgrundlage für die Verarbeitung die Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Das ist der Standardfall (keine Verarbeitung ohne Einwilligung). Ich werde Ihnen später noch eine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung vorstellen, die ich selber nutze.

Ergänzung Ihrer Datenschutzerklärung um den folgenden Absatz:

Newsletter

Newsletterdaten

Wenn Sie den auf der Website angebotenen Newsletter beziehen möchten, benötigen wir von Ihnen eine E-Mail-Adresse sowie Informationen, welche uns die Überprüfung gestatten, dass Sie der Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse sind und mit dem Empfang des Newsletters einverstanden sind. Weitere Daten werden nicht bzw. nur auf freiwilliger Basis erhoben. Diese Daten verwenden wir ausschließlich für den Versand der angeforderten Informationen und geben diese nicht an Dritte weiter.

Die Verarbeitung der in das Newsletteranmeldeformular eingegebenen Daten erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die erteilte Einwilligung zur Speicherung der Daten, der E-Mail-Adresse sowie deren Nutzung zum Versand des Newsletters können Sie jederzeit widerrufen, etwa über den “Austragen”-Link im Newsletter. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.

Die von Ihnen zum Zwecke des Newsletter-Bezugs bei uns hinterlegten Daten werden von uns bis zu Ihrer Austragung aus dem Newsletter gespeichert und nach der Abbestellung des Newsletters gelöscht. Daten, die zu anderen Zwecken bei uns gespeichert wurden (z.B. E-Mail-Adressen für den Mitgliederbereich) bleiben hiervon unberührt.

Klick-Tipp

Diese Website nutzt Klick-Tipp für den Versand von Newslettern. Anbieter ist die KLICK-TIPP LIMITED, 15 Cambridge Court, 210 Shepherd’s Bush Road, London W6 7NJ, Vereinigtes Königreich.

Klick-Tipp ist ein Dienst, mit dem u.a. der Versand von Newslettern organisiert und analysiert werden kann. Die von Ihnen zum Zwecke des Newsletterbezugs eingegeben Daten werden auf den Servern von Klick-Tipp gespeichert.

Datenanalyse durch Klick-Tipp

Wenn wir Newsletter mit Hilfe von Klick-Tipp versenden, können wir feststellen, ob eine Newsletter-Nachricht geöffnet und welche Links ggf. angeklickt wurden.

Klick-Tipp ermöglicht es uns auch, die Newsletter-Empfänger anhand verschiedener Kategorien zu unterteilen (sog. Tagging). Dabei lassen sich die Newsletterempfänger z.B. nach Geschlecht, persönlichen Vorlieben (z.B. Vegetarier oder Nicht-Vegetarier) oder Kundenbeziehung (z.B. Kunde oder potenzieller Kunde) unterteilen. Auf diese Weise lassen sich die Newsletter besser an die jeweiligen Zielgruppen anpassen. Nähere Informationen erhalten Sie unter: https://www.klick-tipp.com und https://www.klick-tipp.com/handbuch.

Wenn Sie keine Analyse durch Klick-Tipp wollen, müssen Sie daher den Newsletter abbestellen. Hierfür stellen wir in jeder Newsletternachricht einen entsprechenden Link zur Verfügung. Des Weiteren können Sie den Newsletter auch direkt auf der Website abbestellen.

Rechtsgrundlage

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.

Speicherdauer

Die von Ihnen zum Zwecke des Newsletter-Bezugs bei uns hinterlegten Daten werden von uns bis zu Ihrer Austragung aus dem Newsletter gespeichert und nach der Abbestellung des Newsletters sowohl von unseren Servern als auch von den Servern von Klick-Tipp gelöscht. Daten, die zu anderen Zwecken bei uns gespeichert wurden (z.B. E-Mail-Adressen für den Mitgliederbereich) bleiben hiervon unberührt.

Näheres entnehmen Sie den Datenschutzbestimmungen von Klick-Tipp unter: https://www.klick-tipp.com/datenschutzerklaerung.

Abschluss eines Vertrags über Auftragsdatenverarbeitung

Wir haben einen Vertrag über Auftragsdatenverarbeitung mit Klick-Tipp abgeschlossen, in dem wir Klick-Tipp verpflichten, die Daten unserer Kunden zu schützen und sie nicht an Dritte weiterzugeben.

Weitere Versandadressen anlegen

Sie können unter Klick-Tipp Enterprise beliebig viele Versandadressen anlegen. Ich würde für jeden Mitarbeiter eine eigene Versandadresse anlegen. Wichtig ist hierbei, dass in den E-Mail-Adressen immer im Format Vorname.Nachname@ihre-klick-tipp-whitelabel-domain.

Der Hintergrund ist dass alle Mitarbeiter, die Sie in Ihre internen (automatischen) Prozesse einbinden je zu einem bestimmten Zeitpunkt bestimmte Nachrichten versenden wollen. Beispiel: Wenn ein Kunde sich das neue Angebot angesehen hat (Aufruf der Webseite mit dem Angebot) dann soll der zuständige Berater eine SMS erhalten (idealer Nachfasszeitpunkt).

Oder 4 Wochen nach Realisierung des Auftrages soll Ihre Sekretärin eine Nachricht erhalten (bitte für Kunde Max Meier Dankeschön-Geschenk bestellen und versenden Vorliebe xy).

Sie stellen mit dieser Maßnahme sicher, dass Sie nachfolgend Ihre Prozesse automatisieren können.

Hier geht’s zur Einrichtung Ihres Klick-Tipp Enterprise-Mail-Servers

Anlegen von Absenderprofilen und Signaturen.

In Klick-Tipp Enterprise können Sie auch beliebig viele Absenderprofile anlegen. Das sieht nicht nur gut aus, es ist auch wichtig für die spätere Steuerung. Im nebenstehenden Hilfevideo wird die Vorgehensweise erklärt.

So, als letzte Basiseinstellung an Ihrem Klick-Tipp Enterprise würde ich das

Mobile-Tan Verfahren aktivieren.

Damit ist der Zugang zu Ihrem Klick-Tipp-Konto so sicher wie der Online-Zugang zu Ihrem Bankkonto. Denn was nützt es, wenn Klick-Tipp alle Hackerangriffe auf Ihre Daten abwehrt, wenn Sie die Tür zu Ihrem Konto nicht abschließen, mal bildlich gesprochen.

Das ganze ist auch ganz einfach und wird im nebenstehenden Video anschaulich gezeigt.

Kapitel 6: Das Datenschutz-Archiv einrichten und unter Klick-Tipp bestätigen

Jeder Web-Hoster bietet neben dem eigentlichen Webhosting auch E-Mail-Postfächer an. Sie richten sich bei Ihrem Web-Hoster, der Ihre Domain verwaltet ein neues E-Mail-Postfach ein.

Geben Sie dem Postfach einen sprechenden Namen wie:

datenschutz@IhreDomain

Bestätigen Sie das neue Postfach unter Ihrem Klick-Tipp- Konto.
Hierzu tragen Sie das neue Konto unter persönliche Informationen
als neue Versandardesse ein. Klick-Tipp verschickt dann eine Nachricht mit einem Bestätigungslink an die neue Adresse. Sie klicken auf den Bestätigungslink und Ihr Datenschutz-Archiv ist eingerichtet.

Wie bereits erwähnt müssen Sie diese Versandadresse in der Begrüßungs-Nachricht als CC-Adresse angeben. Fertig.

Kapitel 7: Das Klick-Tipp Manager- Formular und die Anbindung des Formulars an Ihr Klick-Tipp- Konto

Schauen wir uns zunächst das Formular an. Über dieses Formular könnte Ihr Sekretariat die Kontaktdaten erfassen / ändern und gleichzeitig die hinterlegten Prozesse starten.

In meinem Erfassungsformular habe ich ein Auswahlfeld <Art der Kontaktaufnahme> angelegt. Jeder Eintrag in diesem Auswahlfeld löst einen entsprechenden Prozess in Klick-Tipp aus.
Also wenn ein neuer Kontakt per Telefon anruft, dann öffne ich das Formular und wähle aus “neuer Kontakt über Telefonanruf”.
Dann erfrage ich die Kontaktdaten und erfasse sie zeitgleich im Formular. Wenn ich die Erfassung mit Klick auf die Formular-Schaltfläche <Absenden> beende geschieht im Hintergrund folgendes:
1. Die erfassten Kontaktdaten werden in meine Klick-Tipp-Kontaktdatenbank übertragen.
2. Der neue Kontakt erhält das Tag “MA neuer Kontakt über Telefonanruf”.
3. Der Double-Optin-Prozess “DOI Kontakt-Telefonanruf” wird gestartet.
4. Die Begrüßungs-Nachricht (Bestätigungs-E-Mail) für neue Kontakte per Telefonanruf wird an den neuen Kontakt gesandt
5. Eine Kopie dieser Nachricht wird an das Datenschutz-Archiv versandt (Nachweis)
6. Über den Tag “MA neuer Kontakt über Telefonanruf” kann ein Kampagne gestartet werden.

Hinweis: Sie können diese Lösung auch erweitern. So könnte das Formular durch ein weiteres Auswahlfeld <Anliegen> ergänzt werden.
Hier könnte das Anliegen des Interessenten ebenfalls ausgewählt werden. In diesem Fall könnte dann ein – nach den Schritten 1 bis 5 ein beliebiger Prozess (z. B. Erstellung und Versand eines Standardangebotes) direkt durch das Sekretariat gestartet werden (nur mal so als Idee).

Die Verbindung zwischen dem Formular und Klick-Tipp wird über sogenannte Feeds ermöglicht. Im nebenstehenden Bild sehen Sie, dass ich für das Formular mehrere Feeds angelegt habe.

Der Feed der für unseren Prozess relevant ist sehen Sie im Bild darunter. Über den Feed können Sie genau steuern:
1. Welcher Double-Optin-Prozess unter Klick-Tipp ausgelöst werden soll.
(Ein Double-Optin-Prozess wird unter Klick-Tipp angelegt und steuert den Ablauf des gesetzlich vorgeschriebenen Bestätigungsvorgangs beim Eintrag einer neuen E-Mail-Adresse)
2. Welche Feld-Werte in welche Klick-Tipp-Felder übertragen werden sollen.
3. welche Tags zusätzlich am Kontakt hinterlegt werden sollen (Über diese zusätzlichen Tags könnten dann unter Klick-Tipp weitere Prozesse nach dem Double-Optin-Prozess gestartet werden).

Noch ein Wort zum Double-Optin-Prozess, den Sie unter Klick-Tipp anlegen.

Hier würden Sie für den Double-Optin-Prozess eine individuelle Bestätigungs-Mail festlegen.
Und in dieser Bestätigungs-Mail:
legen Sie fest, daß immer eine Kopie der Mail an die Adresse Ihres Datenschutz-Archivs versandt wird (siehe Kapitel 6)
und
integrieren Sie den Link zu Ihrer Datenschutzerklärung (siehe Kapitel 8).

Kapitel 8: Die Bestätigungs-E-Mail

Kommen wir zur Bestätigungs-E-Mail, die am Double-Optin-Prozess hinterlegt ist. Wie gesagt, diese Nachricht wird künftig immer automatisch versandt, wenn ihr Sekretariat (während des Telefonats) die Art der Kontaktaufnahme im Formular gewählt, die Kontaktdaten im Formular erfasst und die auf die Schaltfläche <Absenden> geklickt hat.

Nebenstehend sehen Sie meine Bestätigungs-E-Mail an neue Telefon- Kontakte. Klicken Sie auf das Bild um sich die Nachricht als pdf-Datei herunter zu laden.

So, oder ähnlich ändern Sie die Bestätigungs-E-Mail, die am Double-Optin-Prozess hinterlegt ist.

Wenn Sie alle diese Schritte umgesetzt haben, können Sie Ihren ersten Telefonanruf DSGVO-konform entgegennehmen.

Kapitel 9: Zusammenfassung

So, das ist meine Formularlösung mit der Sie den DSGVO-Schwachsinn erfüllen und gleichzeitig einen guten ersten Eindruck bei Ihrem neuen Kontakt hinterlassen.

Wenn Sie mehr zu diesem spannenden und hochaktuellen Thema “Prozessautomation für Klein-und Mittelständische Unternehmen” erfahren wollen, dann lade ich Sie zu meinem Online-Seminar Prozessautomation ein. Ich würde mich freuen, Sie im Seminar begrüßen zu können.

Ich möchte möglichst vielen Unternehmern Hilfestellung geben. Wenn Sie Fragen oder Probleme bei der Umsetzung der hier gezeigten Musterlösung haben, dann scheuen Sie sich nicht, einen kostenlosen Telefontermin mit mir zu buchen (siehe unten).

Mit besten Grüßen

Christoph Kleinfeld.

Wenn Sie eine Frage haben, dann buchen Sie doch einfach einen Kennenlern- Termin. Da nehme ich mir 15 Minuten Zeit und bin nur für Sie da.