Wie Sie Visitenkarten dsgvo-gerecht entgegen nehmen

Visitenkarten DSGVO-gerecht

Visitenkarten sind nun ein Problem

Auf jeder Messe, bei jeder Netzwerk- Veranstaltung und sowieso in jedem Business – Die Visitenkarte gehörte zum guten Ton und war immer dabei. Wenn ein neuer Kontakt Interessen an Ihnen und Ihren Angeboten bekundet hat, dann hat man Visitenkarten ausgetauscht. Dafür hat man die Dinger ja zuvor in Mengen drucken lassen.

Das war die Praxis bis zum 25. Mai 2018. Seitdem ist die Welt eine andere. Die DSGVO ist wirksam geworden.

Die Visitenkarte aus Sicht der DSGVO

Sie haben von einem neuen Kontakt eine Visitenkarte erhalten. Prima, ein neuer potentieller Kunde für Ihr Angebot. Doch Vorsicht. Bislang war die Übergabe einer Visitenkarte ein normaler geschäftlicher Vorgang. Zwei potentielle Geschäftspartner tauschen Kontaktdaten zwecks Kontaktaufnahme. Seit dem 25. Mai 2018 ist das jedoch anders.

Nach Artikel 13 DSGVO ist das Entgegennehmen einer Visitenkarte eine Erhebung personenbezogener Daten. Damit haben Sie gegenüber Ihrem neuen Kontakt eine Informationspflicht. Das bedeutet konkret: Sie müssen ihn zuerst über Ihren Umgang mit seinen Daten zu informieren. Worüber Sie im Detail informieren müssen, das können Sie hier nachlesen. Es waren so an die 14 Punkte. Ich verzichte auf die Wiedergabe, da sich dadurch die Lesbarkeit dieses Textes extrem verschlechtern würde.

Aber damit noch nicht genug. Die Beweislast liegt jetzt bei Ihnen. Das heißt Sie müssen auch nachweisen können, dass Sie informiert haben.

Erst nachdem Sie diese beiden Anforderungen erfüllt haben, dürfen Sie sich dem Anliegen Ihres neuen Kontakt zuwenden. Toll, nicht wahr?

Bitte bestätigen Sie mir den Erhalt meiner Datenschutzerklärung…

In der Praxis wird dies auf zwei Varianten hinauslaufen:

Variante 1, datenschutzkonform aber aufwändig und umweltschädigend

Bei Erhalt einer Visitenkarte übergeben Sie Ihrem Kontakt Ihre 16-seitige Datenschutzerklärung. Sie weisen darauf hin, dass Sie Artikel 13 DSGVO dazu verpflichtet. Schließlich lassen Sie sich die Übergabe noch schriftlich bestätigen.

Dieses Vorgehen wäre dann DSGVO-konform. Es wäre aber auch extrem aufwändig. Und es wäre – gestatten die Bemerkung – einfach grotesk. Der bekannte Rechtsanwalt Solmecke hat diesen Irrsinn mal parodiert.

Darüber hinaus wäre dieses Vorgehen sehr umweltschädigend. Denken wir nur an die vielen Bäume, die für die vielen Datenschutzerklärungen ihr Leben lassen müssten. Apropos Umweltschutz. Wem haben wir die DSGVO maßgeblich zu verdanken? Ach ja,  Jan Philipp Albrecht, ehemaliger Europa-Abgeordneter der GRÜNEN. Wir sehen, wer solche Parteien ins Parlament wählt braucht keine Feinde mehr.

Variante 2, am gesunden Menschenverstand orientiert aber extrem risikobehaftet

Sie könnten wie gewohnt verfahren. Einfach die Visitenkarte entgegen nehmen, sich bedanken und auf das Problem des Kontaktes eingehen. Anschließend würden Sie die Kontaktdaten nutzen und Ihrem neuen Interessenten z. B. per E-Mail oder Brief über Ihre Angebote informieren. Schließlich hat er Ihnen ja freiwillig seine Kontaktdaten übergeben.

Dieses Vorgehen entspricht dem gesunden Menschenverstand. Es ist aber nicht mehr datenschutz-konform. Und damit extrem gefährlich. Nehmen wir an Ihr Kontakt behauptet einen Monat später Sie würden seine Daten ohne Einwilligung nutzen? Ja, dann hätten Sie ein großes Problem. In diesem Fall drohen Ihnen astronomische Schadenersatzforderungen. Die DSGVO beschert uns hier US-amerikanische Verhältnisse. Also, Sie können so weitermachen. Aber ehrlich: ich möchte nicht mit einem existenzgefährdendem Risiko im Nacken leben.

Wie kommen wir jetzt aus der Nummer raus? Müssen Sie künftig mit einen Handwagen ausgedruckter Datenschutzerklärungen zur Messe fahren? Oder gibt es doch einen besseren Weg?

Visitenkarten smart und DSGVO-gerecht “verarbeiten”

Ja, es gibt eine Lösung mit der Sie die Anforderungen der DSGVO erfüllen, ohne sich mit Ihrem Handwagen auf der nächsten Messe lächerlich zu machen.

Übergabe der Visitenkarte ist aus DSGVO-Sicht ein Problem

Bildquelle: Pixabay

In den folgenden 2 Minuten möchte ich Ihnen meine Lösung für dieses Problem vorstellen. Wenn Ihnen diese Lösung gefällt, dann gebe ich Ihnen eine detaillierte Schritt- für Schritt Anleitung. Die Anleitung enthält alle benötigten Werkzeugen, Vorlagen, etc.. zum Nachbauen. Ist das ein Angebot?

Im Gegenzug erwarte ich von Ihnen nichts. Allerdings würde ich mich freuen, wenn Sie Ihr neues Wissen mit anderen Unternehmern teilen würden. Ist das OK?

Dann legen wir los.

Die Visitenkarten-Automations-Lösung

Visitenkarten können Sie heute problemlos mit einer APP und Ihrem Smartphone digitalisieren. Das ist nichts Neues. Einfach die App öffnen und die Visitenkarte abfotografieren. Der Texterkenner liest die Daten aus. Sie korrigieren, was nicht korrekt übertragen wurde, speichern und fertig.

Das mache ich schon lange so. Und soviel sei verraten: ich mache mit meinen neuen Kontaktdaten noch Einiges mehr.

Aber auch ich bin Unternehmer und so brauchte ich eine DSGVO-konforme Lösung. Was tun? Nun, das ganze schreit förmlich nach einer Automation. Und die besteht aus 3 kleinen Schritten:

  1. Übernahme der Kontaktdaten vom Smartphone in Datenbank (hatte ich schon);
  2. Versand meiner Kontaktdaten und “Übergabe” der Datenschutzerklärung (musste ich ergänzen);
  3. Archivieren der E-Mail in meinem neuen Datenschutz- Postfach (musste ich neu anlegen).

Aber der Reihe nach.

1. – Übernahme der Kontaktdaten vom Smartphone nach Klick-Tipp

Ich habe die App Business-Card-Reader-Pro meinem I-Phone installiert und per API-Schnittstelle mit meiner Klick-Tipp- Kontaktdatenbank verbunden. Wenn ich eine neue Visitenkarte abfotografiere wird diese nicht nur digitalisiert in meine Smartphone-Kontakte übernommen, sondern direkt in meine Kontaktdatenbank übertragen.

Die Übernahme der Kontaktdaten auf diesem Weg startet startet in Klick-Tipp augenblicklich eine kleine Automation.

2. – Versand meiner Kontaktdaten und “Übergabe” der Datenschutzerklärung

Diese Automation (alle Details in der Anleitung) macht Folgendes:

  • An die E-Mail Adresse des neuen Kontaktes wird eine automatische Nachricht versandt.
  • Diese Nachricht enthält meine Kontaktdaten,
  • ich bedanke mich für die Einwilligung zur Verarbeitung und
  • übergebe einen Link zu meiner Transparenzerklärung für die Entgegenahme einer Visitenkarte.

Damit ist das Problem der Übergabe elegant gelöst. Bleibt noch das Nachweis-Problem

3. – Archivieren der E-Mail in meinem neuen Datenschutz- Postfach

Ich muss beweisen können, dass ich meiner Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO erfüllt habe. Aus diesem Grund habe ich ein Datenschutz-Archiv eingerichtet. Das ist nichts weiter als eine separates E-Mail-Postfach.

Mit dem Versand der genannten Nachricht wird automatisch eine Kopie der Nachricht im Datenschutz-Archiv abgelegt. Ich nutze bewusst den Versand als Kopie nicht als Blindkopie. So sieht der Kontakt gleich dass ich zum Nachweis eine Kopie dieser Nachricht speichere. Er kommt so gar nicht auf die Idee später zu behaupten keine Einwilligung erteilt zu haben.

Damit ist auch das Nachweis- Problem gelöst.

Wie ist nun mein Ablauf?

Immer wenn ich nun die Visitenkarte eines neuen Kontaktes erhalte gehe ich wie folgt vor. Ich sage sinngemäß:

“Danke für Ihre Visitenkarte. Aber die brauche ich gar nicht. Ich mache nur von Ihrer Visitenkarte ein Foto und schicke Ihnen meine sofort Kontaktdaten per E-Mail. Dann haben Sie meine Daten gleich digital. In der E-Mail finden Sie auch meine Transparenzerklärung nach Artikel 13 DSGVO. Hier Ihre Visitenkarte zurück.” …wenige Augenblicke später… “Ihr Smartphone hat geklingelt. Sehen Sie, das ist bereits meine Nachricht an Sie.”

Und das war’s. Künftig kann ich wieder freudig Visitenkarten abfotografieren. Alles läuft zu 100% automatisch und zu 100% datenschutz-konform – auch ohne Papier!

Und was sagen Sie zu dieser Lösung. Schreiben Sie mir Ihre Meinung oder Ihre Fragen.

Ihre Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Nachbauen

Wenn Sie die Lösung nachbauen wollen. Ich habe für Sie eine komplette Schritt-für-Schritt-Anleitung erstellt. Hier finden Sie alle erforderlichen Werkzeuge, Vorlagen und Erläuterungen. Klicken Sie einfach auf das unterstehende Bild oder auf diesen Link.

Link führt zu Ihrer Anleitung

Bildquelle: Eigene Bilder

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Nachbauen. Und denken Sie an’s Teilen, danke.

Christoph Kleinfeld.

War 20 Jahre Organisationsprogrammierer. Ist Inhaber von Marketing Automation - Christoph Kleinfeld. Er berät, plant und realisiert individuelle, datenschutzkonforme Automations- Lösungen für klein- und mittelständische Unternehmen.

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